Vilniaus verslininkams buhalterija dažnai tampa galvos skausmu ne todėl, kad ji sudėtinga, o todėl, kad jai skiriama per mažai dėmesio. Kol viskas gerai – niekas negalvoja apie apskaitą. Kai prasideda problemos – jau per vėlu. Štai patarimai, kurie padės išvengti dažniausių klaidų ir sutaupyti ne tik pinigų, bet ir ramybės.
- 1. Dokumentus tvarkykite iš karto, ne „vėliau”
- 2. Asmeninės ir verslo išlaidos – atskiros visatos
- 3. Mokesčių kalendorius – šventas dokumentas
- 4. Nepalikite mokesčių paskutinei dienai
- 5. Saugokite viską, net jei atrodo nereikšminga
- 6. Žinokite savo skaičius, ne tik jauskite
- 7. Investuokite į kompetenciją arba deleguokite
- Kada laikas pripažinti, kad reikia pagalbos
- Vilniaus privalumas – pasirinkimo laisvė
1. Dokumentus tvarkykite iš karto, ne „vėliau”
Dažniausiai girdima frazė iš verslininkų: „Sutvarkysiu mėnesio gale.” Mėnesio galas ateina, dokumentai guli krūvoje, pusė jų nebeaišku kam priklauso, čekiai išblukę, datos pamirštos.
Įveskite taisyklę – dokumentas tvarkomas tą dieną, kai gaunamas. Sąskaita faktūra – iš karto į sistemą arba į aplanką. Čekis – nufotografuotas telefonu, kol dar įskaitomas. Sutartis – nuskanuota ir įkelta į debesį.
Penkios minutės kasdien sutaupo penkias valandas mėnesio pabaigoje. Ir svarbiausia – informacija išlieka tiksli, kol dar prisimenate, už ką mokėjote.
2. Asmeninės ir verslo išlaidos – atskiros visatos
Klasikinė pradedančiųjų klaida – mokėti už verslą iš asmeninės kortelės ir atvirkščiai. „Paskui išsiaiškinsim” – bet niekas niekada neišsiaiškina iki galo.
Turėkite atskirą verslo sąskaitą ir mokėkite iš jos tik už verslą. Jokių kavų, jokių degalų asmeniniam automobiliui, jokių „pasiskolinsiu ir grąžinsiu”.
Tai ne tik palengvina apskaitą – tai apsaugo jus teisiškai. Jei kada nors VMI panorės patikrinti, ar visi kaštai tikrai susiję su veikla, aiški atskirtis bus jūsų geriausias draugas.
3. Mokesčių kalendorius – šventas dokumentas
PVM deklaracija iki 25 dienos. GPM – iki 15 dienos. Sodros ataskaitos – savi terminai. Metinės deklaracijos – dar kiti.
Praleistas terminas – bauda. Kartais nedidelė, bet visada nemaloni. O jei terminas praleidžiamas sistemingai – VMI pradeda žiūrėti atidžiau.
Susikurkite kalendorių su visais mokestiniais terminais ir priminimais likus savaitei. Dar geriau – automatizuokite. Dauguma buhalterinių programų tai daro, bet jei dirbate su Excel – Google Calendar ar bet kuri priminimų programa veiks.
4. Nepalikite mokesčių paskutinei dienai
Deklaracijos pildymas paskutinę dieną prieš terminą – garantuotas stresas. Sistema lūžta nuo apkrovos, klaidos daromos skubant, pataisyti nebėra laiko.
Įpraskite teikti deklaracijas savaitę prieš terminą. Tai palieka laiko patikrinti, pataisyti ir ramiai užmigti.
Tas pats galioja mokėjimams. Pavedimai, išsiųsti paskutinę minutę, kartais nepapassiekia gavėjo laiku dėl bankų tarpusavio atsiskaitymų. Techniškai sumokėjote laiku, bet pinigai atėjo pavėlavę – ir bauda jūsų.
5. Saugokite viską, net jei atrodo nereikšminga
„Kam man saugoti šitą čekį, tai tik dvidešimt eurų.” Po metų VMI klausia, iš kur tos išlaidos, o jūs nebeturite įrodymo.
Lietuvoje dokumentus reikia saugoti dešimt metų. Tai ilgas laikas, ir popieriniai archyvai užima vietos. Sprendimas – skaitmeninti viską.
Telefonas su programa, kuri skanuoja čekius ir sąskaitas, debesija saugojimui – ir problema išspręsta. Užima penkias sekundes, sutaupo valandas ateityje.
6. Žinokite savo skaičius, ne tik jauskite
„Atrodo, kad šitas mėnuo buvo geras” – tai ne finansų valdymas, tai spėjimas.
Reguliariai – bent kartą per mėnesį – peržiūrėkite pagrindinius rodiklius: pajamas, išlaidas, pelną, pinigų likutį. Ne todėl, kad tai reikalauja įstatymai, o todėl, kad tai leidžia priimti gerus sprendimus.
Jei pajamos krinta – pastebėsite anksti ir spėsite reaguoti. Jei išlaidos auga – suprasite kodėl, kol dar galite kontroliuoti. Jei pinigų srautas neigiamas – neskęsite netikėtai.
Gera buhalterija teikia šią informaciją automatiškai. Bloga – palieka jus aklą iki metų pabaigos.
7. Investuokite į kompetenciją arba deleguokite
Buhalterija – ne intuityvi disciplina. Čia negalioja „kaip man atrodo logiška”. Galioja Lietuvos Respublikos įstatymai, verslo apskaitos standartai ir VMI išaiškinimai.
Du keliai: arba išmokstate patys – kursai, knygos, konsultacijos, arba perduodate tiems, kas jau išmoko.
Pirmas kelias tinka, jei turite laiko ir intereso. Antras – jei jūsų stiprybė kitur ir norite koncentruotis į verslą.
Nėra blogo pasirinkimo, yra blogas vidurio kelias – kai nei patys nesuprantate, nei profesionalui neleidžiate daryti. Tada atsiranda klaidos, kurių niekas nepastebi, kol netampa per vėlu.
Kada laikas pripažinti, kad reikia pagalbos
Patarimai padeda, kol situacija paprasta. Vienas žmogus, kelios sąskaitos per mėnesį, aiškus verslo modelis – galima susitvarkyti pačiam.
Bet verslas auga. Atsiranda darbuotojai, sudėtingesni sandoriai, tarptautiniai klientai, investuotojai, kurie nori ataskaitų. Taisyklės, kurios veikė pradžioje, nustoja veikti.
Signalai, kad laikas ieškoti profesionalios pagalbos:
Daugiau nei trys darbuotojai. Apyvarta viršija PVM mokėtojo ribą. Sandoriai su užsienio partneriais. Verslo struktūra sudėtingesnė nei individuali veikla. Nebeturite laiko ar noro gilintis į pokyčius.
Kiekvienas šių taškų prideda kompleksiškumo, kurį sunku valdyti be patirties.
Vilniaus privalumas – pasirinkimo laisvė
Sostinėje veikia dešimtys buhalterinių paslaugų teikėjų – nuo individualių buhalterių iki didelių įmonių. Konkurencija didelė, ir tai naudinga klientui.
Galite rinktis pagal specializaciją – vieni stiprūs prekyboje, kiti – IT sektoriuje, treti – startuoliuose. Galite rinktis pagal kainą – nuo bazinių paslaugų iki pilno finansų valdymo.
Svarbiausia – rinktis sąmoningai, ne pagal pirmą reklamą ar draugo rekomendaciją. Pasikalbėkite su keliais, palyginkite požiūrį, įvertinkite komunikaciją.
Geras buhalteris – tai partneris metams, ne vienkartinis paslaugų teikėjas. Verta investuoti laiką į tinkamą pasirinkimą.
Daugiau informacijos apie buhalterinės paslaugas Vilniuje ir jų pasirinkimą rasite nuorodoje
