Verslo augimas – kiekvieno verslininko siekiamybė ir didžiausias komplimentas jų pastangoms. Tačiau tuo pačiu metu augimas gali tapti ir didžiausiu iššūkiu. Kuo daugiau klientų, darbuotojų ir užsakymų, tuo labiau pradeda ryškėti organizacinių spragų pavojai. Jei iki šiol viską valdėte „iš akies“ ar paprastais įrankiais, greičiausiai pastebėsite, kaip tam tikri procesai ima trūkinėti. Staiga kasdieniai darbai reikalauja vis daugiau pastangų, komanda darosi išsiblaškiusi, o sprendimų priėmimas – lėtas ir skausmingas.
Kaip išvengti šios augimo pinklės ir neperdegti kartu su savo verslu? Pasirodo, sprendimas dažnai slypi ne papildomuose darbuotojuose ar ilgesnėse darbo valandose, o efektyvesniame organizacijos viduje.
Augimo spąstai: kada sėkmė tampa problema
Kiekvienas augantis verslas susiduria su panašiomis problemomis. Iš pradžių viskas atrodo tvarkoma paprastai: mažoje komandoje visi žino savo užduotis, sprendimai priimami žaibiškai, o klientų aptarnavimas vyksta asmeniškai ir lanksčiai. Tačiau didėjant darbų apimtims, atsiranda natūralus poreikis deleguoti, struktūrizuoti ir standartizuoti procesus. Ir štai čia prasideda didieji iššūkiai.
Kai informacija pradeda „skęsti“ el. laiškuose, susirašinėjimų programėlėse ar užrašų knygutėse, neįmanoma išvengti klaidų. Uždelsiami atsakymai klientams, užsakymų vykdymas vėluoja, komanda tampa pavargusi ir pasimetusi. Blogiausia, kad visa tai vyksta palaipsniui, dažnai nepastebimai. Tik staiga atsiranda pojūtis, kad darbas tapo varginantis, o sprendimų priėmimas – skausmingas.
Kodėl „daugiau žmonių“ nebūtinai yra atsakymas
Natūralus instinktas pastebėjus chaoso požymius – ieškoti daugiau žmonių. Dar vienas projektų vadovas, dar viena administratorė, dar vienas vadybininkas. Tačiau be aiškios struktūros ir skaidrių procesų nauji darbuotojai dažnai tik padidina painiavą. Užuot išsprendę problemas, jie prisideda prie dar didesnės organizacinės sumaišties.
Štai kodėl tikras sprendimas prasideda ne nuo komandos plėtimo, o nuo pagrindų pertvarkymo. Reikia aiškių taisyklių, vieningos informacijos sistemos ir procesų, kurie padeda komandai veikti darniai.
Vienas sprendimas, kuris keičia žaidimo taisykles
Vienas efektyviausių būdų įveikti augimo sukeliamą chaosą – įdiegti išmanią verslo valdymo sistemą. Tai ne tik technologinis sprendimas. Tai visos įmonės darbo filosofijos pasikeitimas.
Su tinkama sistema visi procesai – nuo klientų aptarnavimo iki sandėlio valdymo – tampa skaidrūs, aiškiai apibrėžti ir lengvai valdomi. Darbuotojai žino, ką turi daryti ir kada. Vadovai realiu laiku mato, kaip sekasi įgyvendinti tikslus. Klientai gauna greitesnes paslaugas, o vidiniai procesai sklandžiai sukasi tarsi gerai sutepta mašina.
Svarbiausia tai, kad augant įmonei nebereikia pertvarkyti visų procesų iš naujo. Gerai parinkta sistema auga kartu su verslu – tereikia pritaikyti ją naujiems poreikiams.
Ką duoda sistema realiame gyvenime?
Kad būtų aiškiau, kaip tai veikia, pažvelkime į realų pavyzdį. Įmonė, užsiimanti internetine prekyba, iki 10 užsakymų per dieną viską suvaldydavo „Excel“ lentelėse. Kai užsakymų skaičius pasiekė 100 per dieną, darbuotojai pradėjo daryti klaidas: siuntė ne tas prekes, pamiršdavo informaciją apie klientus, nesuspėdavo laiku apdoroti užsakymų.
Įdiegta verslo valdymo sistema, visa informacija buvo automatiškai fiksuojama, užsakymų eiga sekama realiu laiku, o darbuotojai galėjo matyti aiškų darbų sąrašą. Klaidų skaičius sumažėjo beveik 90 proc., o klientų pasitenkinimas pastebimai išaugo.
Be to, vadovai galėjo stebėti, kurie procesai stringa, ir greitai imtis veiksmų, kad juos pagerintų. Tai reiškia, kad sprendimai buvo priimami remiantis duomenimis, o ne spėlionėmis.
Kada geriausia pradėti?
Dauguma verslininkų laukia „geresnio momento“, kai jau bus laiko ramiai pasirūpinti vidiniais procesais. Tačiau tiesa ta, kad kuo anksčiau sukuriama tvirta struktūra, tuo sklandžiau vyksta tolimesnis augimas.
Jeigu šiandien jaučiate, kad verslas juda į priekį, bet kartu darosi vis sunkiau suvaldyti viską vienu metu – dabar pats metas pagalvoti apie permainas. Investicija į efektyvius procesus dažnai yra geriausia ilgalaikė investicija į verslo ateitį.
