Turbūt kiekvienas verslo vadovas ar personalo specialistas yra susidūręs su ta akimirka, kai tradicinė darbo laiko apskaita tiesiog nebeveikia. Neįmanomos pamainų schemos. Sezoniškumas, kuris iškreipia visus planus. Darbuotojai, kuriems reikia lankstumo. Ką daryti?
Atsakymas slypi trijuose žodžiuose: suminė darbo laiko apskaita.
Kas gi ta suminė apskaita?
Įsivaizduokite, kad vietoje griežto „8 valandos kasdien, nuo 8 iki 17” režimo galite planuoti darbuotojų laiką lanksčiau. Vieną dieną 10 valandų, kitą – 6, o trečią – galbūt išvis laisvadienis. Suminė apskaita leidžia „suminėti” darbo valandas per ilgesnį laikotarpį (paprastai mėnesį, ketvirtį ar metus), užtikrinant, kad bendras darbo laikas atitiktų įstatymuose numatytą normą.
Paprastai tariant, tai teisinis mechanizmas, leidžiantis organizuoti darbą ne pagal dieninę, o pagal ilgesnio laikotarpio normą.
Kada ji praverčia?
- 24/7 veikiančiose įmonėse – ligoninėse, viešbučiuose, gamybos įmonėse
- Sezoniškose veiklose – žemės ūkyje, turizme, statybose
- Paslaugų sektoriuje – kai darbo krūvis smarkiai svyruoja
- Transporto sektoriuje – kai darbuotojai dirba nestandartiniais grafikais
Esminis klausimas: ar jūsų versle būna dienų, kai darbo „per akis”, ir dienų, kai jo žymiai mažiau? Jei taip – suminė apskaita gali būti atsakymas.
Ką sako įstatymai?
Lietuvos Darbo kodeksas aiškiai apibrėžia suminės darbo laiko apskaitos rėmus:
- Maksimalus apskaitinis laikotarpis – iki 3 mėnesių
- Kolektyvinėse sutartyse gali būti numatytas ir ilgesnis – iki 12 mėnesių
- Vidutinis darbo laikas, įskaitant viršvalandžius, negali viršyti 48 valandų per 7 dienų laikotarpį
- Darbuotojui per dieną negali būti skiriama dirbti ilgiau nei 12 valandų per dieną
Nesilaikant šių taisyklių, galima užsitraukti ne tik darbo inspekcijos dėmesį, bet ir darbuotojų nepasitenkinimą.
Privalumai, kuriuos verta žinoti
Lanksti suminė apskaita turi akivaizdžių naudų:
- Efektyvesnis išteklių paskirstymas – daugiau darbuotojų, kai darbo daugiau; mažiau, kai ramu
- Mažiau viršvalandių – nes intensyvesniu laikotarpiu ilgesnės darbo valandos kompensuojamos ramesnių laikotarpių trumpesnėmis
- Darbuotojų pasitenkinimas – galimybė turėti ilgesnius poilsio periodus
- Geresnis klientų aptarnavimas – daugiau personalo, kai didesnė paklausa
„Kai įdiegėme suminę apskaitą mūsų gamybos skyriuje, viršvalandžių sumokėjome 42% mažiau nei ankstesniais metais,” – tokių rezultatų pasiekia ne viena įmonė.
Sudėtingesnės pusės, apie kurias retai kalbama
Suminė apskaita nėra stebuklinga lazdelė. Ji turi ir iššūkių:
- Sudėtingesnis planavimas – reikia numatyti būsimus darbo krūvius
- Atidesnė apskaita – lengva suklysti skaičiuojant valandas ir viršvalandžius
- Darbuotojų supratimas – ne visi iš karto perpranta naują sistemą
- Įstatymų niuansai – reikia išmanyti teisinę bazę
Dauguma šių iššūkių išsprendžiami su tinkamais įrankiais – specializuota programine įranga, kuri automatizuoja skaičiavimus ir padeda išvengti klaidų.
Praktiniai žingsniai, norint pradėti
Jei nusprendėte, kad suminė apskaita galėtų praversti jūsų organizacijai, štai keletas praktinių žingsnių:
- Įvertinkite poreikį – analizuokite esamas darbo valandas ir krūvius
- Konsultuokitės su teisininku – užtikrinkite, kad viskas atitiks įstatymus
- Pasirinkite apskaitinį laikotarpį – mėnuo, ketvirtis ar metai?
- Informuokite darbuotojus – aiškiai komunikuokite, kas keisis
- Įdiekite tinkamą programinę įrangą – automatizuokite procesą
- Nuolat stebėkite rezultatus – ar sistema veikia taip, kaip tikėjotės?
Dažnai įmonės pradeda nuo eksperimento su vienu skyriumi, o vėliau plečia sistemą, jei rezultatai teigiami.
Mitas: suminė apskaita = ilgesnės darbo valandos
Paplitęs mitas, kad suminė apskaita automatiškai reiškia ilgesnes darbo valandas. Tai netiesa.
Suminė apskaita tiesiog perskirsto tas pačias valandas kitaip. Jei įprastai darbuotojas dirba 40 valandų per savaitę, jis vis tiek vidutiniškai dirbs tiek pat – tik vienos savaitės gali būti intensyvesnės, kitos – ramesnės.
Svarbu: suminė apskaita nėra būdas „išspausti” daugiau darbo valandų iš darbuotojų!
Technologijos, kurios palengvina procesą
Bandymas tvarkyti suminę apskaitą „Excel” lentelėse yra kelias į galvos skausmą. Šiuolaikinės technologijos siūlo kur kas geresnius sprendimus:
- Automatizuotas darbo grafikų sudarymas
- Tikslus darbo laiko skaičiavimas
- Viršvalandžių fiksavimas
- Ataskaitų generavimas
- Integracija su atlyginimų sistemomis
Šie įrankiai ne tik sumažina administracinę naštą, bet ir padeda išvengti brangiai kainuojančių klaidų.
Svarbiausios pamokos, kurias išmoksta įmonės
Įmonės, ilgiau dirbančios su sumine apskaita, dažniausiai išmoka šias pamokas:
- Sėkmė priklauso nuo tikslaus darbo krūvio prognozavimo
- Būtina išlaikyti balansą tarp įmonės ir darbuotojų poreikių
- Komunikacija su darbuotojais turi būti aiški ir nuolatinė
- Technologijos gali dramatiškai sumažinti administracinę naštą
Ir svarbiausia – suminė apskaita nėra tikslas, o priemonė. Priemonė lanksčiau organizuoti darbą, geriau išnaudoti turimus išteklius ir sukurti darbuotojams patrauklesnes darbo sąlygas.
Darbo rinka keičiasi, ir tradiciniai „nuo 8 iki 5” modeliai nebeatitinka nei šiuolaikinių verslų, nei darbuotojų poreikių. Suminė darbo laiko apskaita – vienas iš įrankių, leidžiančių prisitaikyti prie šių pokyčių, išlaikant teisinį aiškumą ir darbuotojų teises.
Ar jūsų verslas jau pasiruošęs permąstyti, kaip organizuojate darbo laiką?
