Tarptautinis bendradarbiavimas su užsienio partneriais, tiekėjais ir klientais neatsiejamas nuo greito bei saugaus dokumentų pasirašymo. Popierinių dokumentų siuntimas paštu stabdo procesus ir didina sąnaudas. Būtent todėl elektroninis parašas tapo praktišku ir net būtinu įrankiu, užtikrinančiu sklandžią kasdienę veiklą bei operatyvų sandorių sudarymą tarptautinėje rinkoje.

Vienoda teisinė galia visoje ES

Verslui dažnai kyla abejonių, ar užsienio partneriai pripažins lietuvišką e. parašą. Europos Sąjungoje galioja taisyklė, jog pagal eIDAS reglamentą kvalifikuotas elektroninis parašas turi vienodą teisinę galią visose valstybėse narėse. Lietuvoje pasirašytas dokumentas galioja Vokietijoje ar Prancūzijoje lygiai taip pat, kaip ir vietinis.

Tai leidžia išvengti ilgų derinimų ir papildomų procedūrų. Parengta sutartis išsiunčiama partneriui, pasirašoma ir įsigalioja per dieną,  nepriklausomai nuo to, kurioje šalyje yra pasirašantieji.

Užsienio partnerio e. parašo patikrinimas praktikoje

Gavus užsienio partnerio pasirašytą dokumentą, svarbu įsitikinti jo teisiniu galiojimu ir parašo autentiškumu. Europos Komisija teikia nemokamą eSignature Validation Tool paslaugą, kurioje galima įkelti ASiC arba pasirašytą PDF failą ir patikrinti, ar parašas atitinka eIDAS reikalavimus, ar sertifikatas galioja ir nėra atšauktas.

Be to, galima naudotis specializuotomis pasirašymo platformomis (pavyzdžiui, Dokobit) arba nacionaliniais tikrinimo įrankiais. Adobe Acrobat programa taip pat leidžia patikrinti PDF dokumente esančius skaitmeninius parašus, jei patikimumo sąrašuose (EUTL) įtraukti atitinkami sertifikavimo centrai.

Tinkamo dokumentų formato pasirinkimas

Nors parašo teisinė galia garantuojama, naudojami dokumentų formatai skiriasi. Lietuvoje įprastas ADOC formatas užsienyje dažnai nepriimamas. Tarptautiniams sandoriams rekomenduojama rinktis visoje ES plačiai naudojamus ASiC arba pasirašyto PDF formatu parengtus dokumentus.

Norint užtikrinti, kad abi pusės be vargo atidarytų ir patvirtintų dokumentus, rekomenduojame iš anksto suderinti formatus bei parinkti patikimą platformą, leidžiančią pasirašyti elektroniniu parašu.

Vidinės procedūros pereinant prie tarptautinio pasirašymo

Perėjimas prie tarptautinio e. pasirašymo reikalauja aiškių vidinių taisyklių. Įmonėje turėtų būti apibrėžta, kokie dokumentų formatai (pvz., ASiC-E ar PDF) naudojami skirtingų šalių sandoriams, kas turi teisę pasirašyti atitinkamos vertės sutartis bei kokie pasirašymo įrankiai yra privalomi.

Taip pat svarbu apmokyti darbuotojus atskirti kvalifikuotą e. parašą nuo paprasto skaitmeninio vaizdo ar el. pašto patvirtinimo, kad būtų išvengta teisinių rizikų pasirašant reikšmingus sandorius.

Bendradarbiavimas su trečiosiomis šalimis

Dirbant su partneriais už ES ribų, eIDAS reglamentas negalioja, todėl galioja vietiniai teisiniai reikalavimai. Kai kuriose šalyse skaitmeniniai parašai pripažįstami plačiai, kitose – taikomi specifiniai apribojimai.

Prieš pasirašant sutartį su kitų regionų įmonėmis, būtina įvertinti e. parašų teisinį statusą atitinkamoje šalyje arba numatyti alternatyvius patvirtinimo būdus.

E. parašo nauda tarptautiniams procesams

Skaitmeninis dokumentų pasirašymas suteikia tiesioginį konkurencinį pranašumą. Pagrindiniai privalumai – sutrumpėjęs sandorių sudarymo laikas, mažesnės administracinės sąnaudos ir paprastesnis bendradarbiavimas su užsienio tiekėjais bei klientais.

Tarptautinėje veikloje svarbus operatyvumas ir teisinis apibrėžtumas. Kvalifikuotas e. parašas užtikrina dokumentų vientisumą, patikimą identiteto patvirtinimą ir leidžia pasirašyti susitarimus be delsimo.

Saugumo ir audito pėdsako privalumai

1. parašas suteikia gerokai daugiau nei vien tik proceso greitį ar sąnaudų taupymą. Kvalifikuotas e. parašas užtikrina dokumento vientisumą – atlikus bet kokį pakeitimą po pasirašymo, parašas tampa negaliojantis. Tai visiškai pašalina dokumento klastojimo riziką.

Papildomai, kvalifikuotos laiko žymos ir išsamūs audito pėdsakai (angl. audit trails) tiksliai užfiksuoja pasirašymo laiką, naudotą sertifikatą ir šalių identifikavimo duomenis. Tai užtikrina tvirtą įrodomąją galią galimų teisminių ginčų atveju.

Greitesnis ir saugesnis tarptautinis verslas

Elektroninis parašas jau seniai nebėra tik patogi alternatyva popieriniams dokumentams – tai kritinis tarptautinio verslo plėtros katalizatorius. Užtikrindamas visišką teisinį saugumą, dokumentų vientisumą bei operatyvumą, e. parašas padeda įmonėms kurti patikimus santykius su užsienio tiekėjais ir klientais. Norint pasiekti maksimalų sklandumą, tereikia pasirinkti tinkamus įrankius bei formatus.