Viename projekte prireikia ekskavatoriaus, kitame – specializuotos įrangos, o trečiame tuo pačiu metu suplanuoti tie patys darbuotojai. Tokios situacijos pažįstamos įmonėms, vienu metu vykdančioms kelis projektus. Kai ištekliai planuojami skaičiuoklėse ar atskiruose dokumentuose, tampa sudėtinga įvertinti jų užimtumą, sąnaudas ir prieinamumą.
Tinkamai parinkta valdymo programa gali sumažinti planavimo klaidų tikimybę ir padėti efektyviau išnaudoti turimus išteklius. Tačiau prieš perkant svarbu išsiaiškinti, ar sistema atitinka konkrečius įmonės poreikius. Kokius septynis klausimus verta užduoti tiekėjui?
1. Ar sistema padės išvengti išteklių paskirstymo klaidų?
Viena dažniausių projektų valdymo problemų – tas pats išteklius suplanuojamas keliems darbams vienu metu. Pavyzdžiui, įrenginys reikalingas dviejuose objektuose, nors fiziškai gali būti naudojamas tik viename.
Todėl pirmiausia verta išsiaiškinti, ar programa leidžia matyti išteklių užimtumą ir planuoti jų naudojimą pagal projektus bei laikotarpius.
Pavyzdžiui, „Terra Project“ resursų valdymo modulis skirtas išteklių užimtumui planuoti ir jų paskirstymo klaidoms mažinti.
Svarbu paprašyti tiekėjo parodyti, kaip sistemoje atrodo kelių projektų planavimas ir kaip darbuotojas gali pastebėti galimą užimtumo konfliktą.
2. Ar galima apskaičiuoti tikrąsias išteklių sąnaudas?
Įrangos ar mechanizmo naudojimo kaina ne visada apsiriboja nuomos mokesčiu. Reikia įvertinti eksploataciją, priežiūrą, transportavimą ir kitas su naudojimu susijusias išlaidas.
Jeigu šie duomenys kaupiami atskirai, vadovams sunku suprasti, kiek iš tikrųjų kainuoja konkretus projektas.
Prieš pasirenkant programą verta paklausti, kokias sąnaudas galima registruoti, kaip jos priskiriamos projektams ir kokios ataskaitos pateikiamos.
Kai išlaidos apskaitomos nuosekliai, lengviau įvertinti projektų pelningumą ir priimti pagrįstus sprendimus dėl nuosavos įrangos naudojimo ar nuomos.
3. Ar sistema leis įvertinti išteklių apkrovimą?
Turėti daug įrangos nebūtinai reiškia ją efektyviai naudoti. Vieni mechanizmai gali būti nuolat užimti, o kiti didžiąją laiko dalį stovėti nenaudojami.
Todėl resursų valdymo sistema turėtų padėti analizuoti ne tik suplanuotą užimtumą, bet ir išteklių apkrovimą.
„Terra Project“ resursų modulis apima apkrautumo analizės funkcijas, leidžiančias geriau įvertinti turimų išteklių panaudojimą.
Šie duomenys naudingi planuojant naujus projektus. Pavyzdžiui, prieš įsigyjant papildomą įrenginį galima patikrinti, ar esama įranga iš tiesų naudojama visu pajėgumu.
Taip sumažėja rizika investuoti į išteklius, kurių įmonei dar nereikia.
4. Kaip valdomi išteklių dokumentai?
Projektinėje veikloje svarbu kontroliuoti ne tik įrangos užimtumą, bet ir su ja susijusius dokumentus. Tai gali būti techninės patikros dokumentai, draudimo sutartys, nuomos dokumentai ar kiti veiklai reikalingi įrašai.
Jeigu dokumentai saugomi skirtingose vietose, darbuotojams gali būti sunku laiku rasti aktualią informaciją.
Renkantis programą verta išsiaiškinti, kokius dokumentus galima registruoti, kaip organizuojama jų apskaita ir kas turi prieigą prie informacijos.
Centralizuota dokumentų apskaita gali padėti sumažinti administracinį darbą ir užtikrinti aiškesnę išteklių naudojimo kontrolę.
5. Ar programa primins apie būtiną priežiūrą?
Įrenginio gedimas projekto metu gali sutrikdyti darbų grafiką ir padidinti išlaidas. Todėl svarbu laiku atlikti numatytas priežiūros procedūras.
Prieš perkant sistemą reikėtų paklausti, ar ji leidžia registruoti priežiūros terminus ir pateikia priminimus apie artėjančius darbus.
„Terra Project“ resursų modulyje numatyti išteklių priežiūros priminimai. Tokia funkcija padeda atsakingiems darbuotojams nepamiršti planuotų priežiūros veiksmų.
Vis dėlto priminimai nepakeičia techninės priežiūros. Jie padeda geriau organizuoti procesą, o už įrenginių būklę ir saugų naudojimą lieka atsakingi specialistai.
6. Ar sistemą galima susieti su projektų valdymu?
Išteklių planavimas neturėtų būti atskirtas nuo bendro projekto grafiko. Pasikeitus darbų terminams, gali reikėti kitaip paskirstyti įrangą, darbuotojus ar nuomojamus mechanizmus.
Todėl naudinga rinktis sprendimą, kuriame išteklių apskaita yra platesnės projektų valdymo aplinkos dalis.
„Terra Project“ turi projektų, darbų planavimo, užduočių, darbuotojų ir mechanizmų valdymo modulius.
Prieš įsigyjant verta išsiaiškinti, kurie moduliai reikalingi įmonei, kaip jie veikia kartu ir kokios funkcijos įtrauktos į pasirinktą pasiūlymą.
7. Ar programa tiks įmonei augant?
Šiandien įmonė gali vykdyti kelis projektus, tačiau ateityje jų skaičius gali gerokai išaugti. Dėl to svarbu įvertinti ne tik dabartinius, bet ir būsimus poreikius.
Pasiteiraukite, ar galima papildyti sistemos funkcionalumą, kiek naudotojų gali dirbti vienu metu ir kaip organizuojamas naujų darbuotojų mokymas.
Taip pat verta aptarti diegimo trukmę, duomenų perkėlimą, techninę pagalbą ir papildomas išlaidas.
Naudinga paprašyti praktinio pristatymo pagal tikrus įmonės projektų pavyzdžius. Tai padės suprasti, ar programa bus patogi kasdieniam darbui.
Geriausias pasirinkimas – pagal realius poreikius
Resursų valdymo programos nereikėtų rinktis vien pagal funkcijų skaičių ar kainą. Pirmiausia svarbu nustatyti, kuriose srityse įmonė patiria daugiausia sunkumų: planuodama užimtumą, apskaitydama sąnaudas ar kontroliuodama įrangos priežiūrą.
Į pasirinkimo procesą verta įtraukti projektų vadovus, finansų specialistus ir darbuotojus, atsakingus už techniką. Jų praktinė patirtis padės įvertinti, kokios galimybės būtinos.
Tinkamai pasirinkta sistema leidžia aiškiau matyti turimus išteklius, mažinti planavimo klaidas ir pagrįsčiau vertinti jų naudojimo išlaidas. Tai svarbus žingsnis siekiant sklandesnio projektų vykdymo ir efektyvesnio įmonės darbo.
